Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce a kontaktní údaje

1.1 Správcem osobních údajů v rozsahu popsaném v článku 2.3 je Ing. Jakub Foltán, podnikatel zapsaný v živnostenském rejstříku, IČO 22129898, se sídlem č. p. 186, 691 23 Cvrčovice (dále jen „my“).

1.2 Všechny dotazy a žádosti týkající se osobních údajů posílejte na e-mail podpora@anamneo.cz. Telefonní linku nemáme.

1.3 Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám tuto povinnost čl. 37 GDPR neukládá.

2. Kdy jsme správcem a kdy zpracovatelem

2.1 Podle GDPR má každé zpracování svého správce, tedy toho, kdo určuje účel a prostředky zpracování. Kdo údaje zpracovává jen podle pokynů správce, je zpracovatel. U AnamNeo nastávají obě situace.

2.2 Údaje, které ordinace vede v AnamNeo (klienti, zvířata, zdravotní záznamy, doklady, objednávky, sklad): správcem je ordinace, my jsme její zpracovatel. Tyto údaje zpracováváme jen podle smlouvy s ordinací a jejích pokynů a nepoužíváme je pro sebe. Pravidla zpracování obsahují zpracovatelské podmínky, které ordinace přijímá v aplikaci. Bližší informace jsou v článku 3.

2.3 Uživatelské účty lidí z ordinace, provoz a zabezpečení systému, tento web, kontaktní formulář a e-maily, které nám píšete: tady jsme správcem my. Tato zpracování popisují články 6 až 8.

2.4 Uživatelský účet a přihlašování spravujeme my. Záznamy o tom, kdo co v datech ordinace změnil, patří k datům ordinace.

3. Údaje, které zpracováváme pro ordinace

3.1 Ordinace v AnamNeo vede zejména:

1. klienty (majitele zvířat): jméno, kontakty, adresu, poznámky;
2. zvířata a jejich zdravotní záznamy: návštěvy, vyšetření, očkování, přílohy (například rentgenové snímky);
3. doklady a platby, včetně párování plateb z bankovních oznámení, pokud si ho ordinace zapne;
4. objednávky do kalendáře;
5. sklad a výdej léčiv.

3.2 Rozsah údajů, účel a dobu jejich uchování určuje ordinace. Jste-li klientem ordinace a chcete vědět, co o vás vede, obraťte se nejdříve na ni. Ordinace od nás s vyřízením dostane pomoc.

3.3 Na pokyn ordinace odesíláme údaje tam, kam je ordinace sama posílá: například e-mail s dokladem klientovi nebo hlášení do Centrální evidence psů (registrpsu.gov.cz), pokud ji ordinace propojí.

4. Online objednávání pro majitele zvířat

Tuto funkci připravujeme. Popisujeme, jak bude s údaji zacházet, až ji ordinace zapne.

4.1 Ordinace si může zapnout objednávání přes internet na adrese moje.anamneo.cz. Správcem údajů z objednávky je ordinace, my ji pro ni jen vedeme.

4.2 Co vyplníte: jméno, příjmení, telefon, e-mail, jméno a druh zvířete a nepovinně důvod návštěvy.

4.3 K čemu: aby vás ordinace objednala, poslala vám e-mailem potvrzení a připomínku termínu a mohla se vám ozvat.

4.4 Ochrana proti robotům: před odesláním ověří služba Cloudflare Turnstile, že objednávku posílá člověk. Cloudflare při tom zpracuje technické údaje o vašem prohlížeči a zařízení.

4.5 IP adresa (číslo, pod kterým se vaše zařízení připojuje k internetu) se k objednávce neukládá. Server ji jako u každé jiné stránky zapíše do provozního záznamu, který se maže nejpozději po 30 dnech.

4.6 Rozepsanou objednávku si formulář pamatuje v úložišti relace prohlížeče (sessionStorage), aby se vyplněné údaje neztratily při znovunačtení stránky.

4.7 Formulář má vlastní informace o zpracování údajů, kde najdete kontakt na ordinaci. Ordinace může místo nich odkázat na své vlastní.

5. Propojení s Google Kalendářem

Tuto funkci připravujeme. Popisujeme, jak bude s údaji zacházet, až si ji lékař propojí.

Lékař nebo jiný člověk z ordinace si může ve svém profilu v AnamNeo propojit vlastní Google Kalendář. Propojení je dobrovolné, platí pro jednoho člověka v jedné ordinaci a lze je kdykoli zrušit. Pokud si člověk propojení nezapne, AnamNeo s Googlem nijak nekomunikuje.

5.1 K čemu propojení slouží

• AnamNeo zapisuje termíny daného člověka z kalendáře ordinace do jím vybraného Google Kalendáře, aby je měl v telefonu.
• AnamNeo zjišťuje, kdy má člověk ve vybraném kalendáři obsazeno, aby mu online objednávání nenabízelo časy, kdy nemůže. Na objednávání personálem v ordinaci to vliv nemá.

5.2 Jaká oprávnění si od Googlu vyžádáme

5.3 Co do Google Kalendáře zapisujeme

• Název události: druh návštěvy a jméno zvířete, například „Fyzioterapie – Rex“.
• Popis události: jméno a telefon majitele zvířete, důvod návštěvy a odkaz na termín v AnamNeo.
• Začátek a konec termínu. Když se termín v AnamNeo změní nebo zruší, upravíme nebo smažeme i událost.

Údaje majitele zvířete se tak dostanou do Google účtu lékaře. O propojení rozhoduje ordinace jako správce těchto údajů a své klienty o něm informuje ve svých vlastních informacích o zpracování osobních údajů. My údaje do Googlu předáváme jen na pokyn ordinace.

5.4 Co z Google Kalendáře čteme

• Seznam vašich kalendářů (název a identifikátor), jen abyste si jeden vybrali.
• E-mail vašeho Google účtu, abyste v profilu viděli, který účet je propojený.
• Obsazené časy jen z vybraného kalendáře: projdeme jeho události a vezmeme z nich pouze to, kdy začínají a končí. Události, které tam zapsala vaše ordinace přes AnamNeo, přeskočíme. Názvy ani popisy vašich událostí neukládáme. Obsazené časy si pamatujeme nejvýše několik minut, aby se nabídka termínů nenačítala pořád znovu.

Synchronizace je jednosměrná. Co v Google Kalendáři změníte nebo smažete, se do AnamNeo nepřenese a termín v ordinaci to nezmění.

5.5 Kde je uložený přístup k vašemu kalendáři

• Google nám po vašem souhlasu vydá přístupový klíč (token). Dlouhodobý klíč ukládáme v databázi AnamNeo zašifrovaný. Krátkodobý klíč s platností nejvýše jedna hodina držíme zašifrovaný v rychlé paměti serveru, dokud nevyprší.
• Databáze běží na našem serveru v EU (viz článek 9).
• Kromě klíče si pamatujeme, který kalendář jste vybrali a která událost v Googlu patří ke kterému termínu, abychom ji mohli později upravit.

5.6 Jak propojení zrušit

• V AnamNeo propojení kdykoli zrušíte ve svém profilu. Klíč u Googlu zneplatníme a smažeme ho z databáze, stejně jako záznamy o tom, která událost patří ke kterému termínu.
• Přístup můžete odebrat i přímo u Googlu na stránce myaccount.google.com/permissions. AnamNeo pak přestane zapisovat i číst.
• Události, které už v Google Kalendáři jsou, tam po odpojení zůstanou. Smazat je můžete sami.

5.7 Omezené použití dat z Googlu

Použití a předávání informací získaných z Google API do jakékoli jiné aplikace se v AnamNeo řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use). V originále: „AnamNeo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.“

To pro vás znamená:

• Data z Googlu používáme jen k zápisu termínů a ke zjištění obsazených časů, jak je popsáno výše.
• Nepoužíváme je k reklamě a neprodáváme je.
• Nepředáváme je nikomu dalšímu, kromě případů, kdy je to nutné pro provoz této funkce, kvůli bezpečnosti nebo kvůli povinnosti ze zákona.
• Nepoužíváme je k trénování modelů umělé inteligence.
• Člověk je čte jen s vaším výslovným souhlasem (například když nás požádáte o pomoc s konkrétní chybou), když je to nutné kvůli bezpečnosti (vyšetření zneužití) nebo když to vyžaduje zákon.

6. Účely, právní základy a doby uložení

6.1 Jako správce zpracováváme osobní údaje k těmto účelům:

6.2 Údaje k uživatelskému účtu získáváme od ordinace, která uživatele do AnamNeo přidala, případně od uživatele samého.

6.3 Když člověk z ordinace odejde, ordinace mu ukončí členství a do této ordinace se už nepřihlásí. Účet sám zůstane, protože jedno přihlášení může sloužit více ordinacím a ordinace může člověka později znovu přidat. Na žádost zaslanou na podpora@anamneo.cz účet smažeme.

6.4 Údaje k účtu jsou nezbytné k tomu, aby se člověk mohl do AnamNeo přihlásit. Údaje v kontaktním formuláři, které nejsou označené jako nepovinné, potřebujeme k tomu, abychom mohli odpovědět. Jinak nám údaje poskytovat nemusíte.

6.5 Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

7. Doba uložení dat ordinace a záloh

7.1 Data ordinace (klienti, zvířata, záznamy, doklady, objednávky) uchováváme po dobu smlouvy s ordinací; o tom, co a kdy smaže, rozhoduje ordinace. Po skončení smlouvy ordinaci na požádání předáme její data a do 90 dní je smažeme.

7.2 Databázi zálohujeme: denní zálohy uchováváme 7 dní, týdenní 4 týdny, celkem přibližně 5 týdnů. Smazaný údaj ze záloh zmizí, až nejstarší záloha, která ho obsahuje, vyprší.

8. Tento web, aplikace a soubory cookie

8.1 Web anamneo.cz nepoužívá soubory cookie. Návštěvnost měříme nástrojem Umami, který provozujeme sami na vlastním serveru u společnosti Hetzner v Německu; údaje z něj nikomu nepředáváme. Umami do vašeho prohlížeče nic neukládá a nesleduje vás na jiných webech. Zaznamená, kterou stránku jste otevřeli a odkud jste na ni přišli (odkazující stránka, případně označení kampaně v adrese), typ prohlížeče, operačního systému a zařízení, velikost obrazovky, jazyk prohlížeče, zemi a přibližnou polohu (kraj, město), dále kliknutí na tlačítka „Chci do pilotu“ a „Přihlásit se“ a to, že jste odeslali kontaktní formulář, nikoli jeho obsah. IP adresu Umami neukládá: použije ji jen k určení polohy a k výpočtu otisku, podle kterého pozná opakovanou návštěvu. Otisk se pravidelně mění. Statistiky uchováváme po dobu provozu webu; neobsahují IP adresy.

8.2 Web běží na našem serveru u společnosti Hetzner ve Finsku (Helsinky), stejně jako aplikace AnamNeo. Server při každém načtení stránky zapíše do provozního záznamu i IP adresu; záznam se maže nejpozději po 30 dnech.

8.3 Kontaktní formulář chrání služba Cloudflare Turnstile stejně jako online objednávání: Cloudflare zpracuje technický signál o prohlížeči a zařízení, aby rozlišil člověka od robota. Zprávu z formuláře odešle náš server přes službu Scaleway do schránky podpora@anamneo.cz, kterou provozuje Seznam.cz. Na našem serveru se zpráva neukládá.

8.4 Aplikace AnamNeo používá jen technicky nezbytné soubory cookie a úložiště prohlížeče. Nepoužívá analytické ani reklamní cookies. Konkrétně:

1. přihlašovací cookie, která drží přihlášení; zvolíte-li při přihlášení, že chcete zůstat přihlášeni, vyprší nejpozději po 7 dnech bez použití, jinak se smaže zavřením prohlížeče;
2. v úložišti prohlížeče (localStorage) krátkodobý přihlašovací klíč a vaše nastavení zobrazení: vzhled, velikost zobrazení a naposledy zvolenou pokladnu a banku v nastavení bankovních oznámení;
3. v databázi prohlížeče (IndexedDB) rozepsané změny záznamů návštěv, dokud se neodešlou na server, aby se neztratily při výpadku spojení nebo znovunačtení stránky;
4. v úložišti relace prohlížeče (sessionStorage) technickou značku, která po aktualizaci aplikace zabrání opakovanému načítání stránky.

8.5 Tyto údaje jsou nezbytné k fungování služby, o kterou jste požádali, a proto k nim podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, není potřeba souhlas.

9. Příjemci a zpracovatelé

9.1 AnamNeo neprovozujeme na vlastním hardwaru. Údaje pro nás zpracovávají tito dodavatelé jako naši zpracovatelé, a pokud jde o data ordinací, jako další zpracovatelé. Údaje nikomu neprodáváme.

9.2 Orgánům veřejné moci předáváme údaje jen tehdy, když nám to ukládá právní předpis.

10. Předávání do třetích zemí

10.1 Hlavní data AnamNeo (databáze, přílohy, zálohy) zůstávají v EU. Mimo EU se údaje mohou dostat přes Cloudflare a Google, případně přes americkou mateřskou společnost Sentry.

10.2 Cloudflare, Inc., Google LLC i Functional Software, Inc. (Sentry) jsou certifikovány v rámci EU–US Data Privacy Framework. Pro společnosti s touto certifikací Evropská komise rozhodla, že zajišťují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů (čl. 45 GDPR).

10.3 Smlouvy o zpracování osobních údajů, které Cloudflare a Sentry nabízejí, navíc obsahují standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí pro případ, že by tento rámec přestal platit (čl. 46 GDPR). Google se při předání opírá o stejný rámec a tam, kde je to potřeba, o standardní smluvní doložky.

11. Zabezpečení údajů

• Veškerá komunikace s AnamNeo probíhá šifrovaně (HTTPS).
• Data každé ordinace jsou v databázi oddělená, takže jedna ordinace nevidí data jiné.
• Hesla ukládáme jen jako jednosměrný otisk. Přístupové klíče k cizím službám (Google, Centrální evidence psů) ukládáme zašifrované.
• Přístup ke správě serverů není otevřený z internetu.
• Databázi každý den zálohujeme mimo server.

12. Vaše práva

12.1 Podle GDPR máte právo:

1. na přístup k osobním údajům, které o vás zpracováváme, a na jejich kopii (čl. 15 GDPR);
2. na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR);
3. na výmaz údajů, pokud již není důvod je zpracovávat (čl. 17 GDPR);
4. na omezení zpracování (čl. 18 GDPR);
5. na přenositelnost údajů, tedy získat je ve strojově čitelném formátu a předat jinému správci (čl. 20 GDPR).

12.2 Právo vznést námitku

Proti zpracování, které je založeno na našem oprávněném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), můžete z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace kdykoli vznést námitku (čl. 21 GDPR). Údaje pak dále nezpracováváme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

12.3 Jak práva uplatnit

• U údajů, které vede ordinace (jste-li jejím klientem nebo jste se u ní objednali), se obraťte nejdříve na ordinaci. Je správcem a o žádosti rozhoduje. My jí s vyřízením pomůžeme. Pošlete-li žádost nám, předáme ji ordinaci.
• U ostatních údajů (účet, kontaktní formulář, e-maily) pište na podpora@anamneo.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti.

12.4 Stížnost u dozorového úřadu

Domníváte-li se, že zpracováním vašich osobních údajů porušujeme právní předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (uoou.gov.cz).

13. Změny těchto zásad

13.1 Když se způsob zpracování změní, upravíme tyto zásady a změníme datum účinnosti a číslo verze nahoře. O podstatných změnách dáme ordinacím vědět předem v aplikaci nebo e-mailem.