Kdy se přechod vyplatí řešit
Většina ordinací program nemění ráda. Je v něm historie pacientů a personál ho zná. Přesto jsou situace, kdy se přechod vyplatí začít řešit dřív, než nastane problém:
- dodavatel končí s podporou nebo program přestává vyvíjet,
- program běží jen na jednom počítači a mimo ordinaci se k datům nedostanete,
- přichází nová povinnost ze zákona a není jasné, jestli ji současný program zvládne. Příkladem je EET 2.0 od roku 2027, více v průvodci EET 2.0,
- práci vám přidává sám program, například ruční přepisování údajů do jiných systémů.
Když přechod začnete řešit s předstihem, můžete si vybrat klidný termín. Když ho řešíte pod tlakem, termín vybírá někdo jiný.
Co si připravit
Základem je export, tedy soubor nebo balík souborů se všemi daty ze současného programu. Na svá data máte nárok. Když nevíte, jak export stáhnout, požádejte o něj současného dodavatele.
Export by měl obsahovat:
- klienty a jejich kontakty,
- zvířata,
- záznamy z návštěv,
- očkování a termíny přeočkování,
- vystavené faktury a účtenky,
- ceník úkonů a léků,
- skladové zásoby.
Zeptejte se dodavatele, jestli export obsahuje i přílohy, například rentgenové snímky nebo naskenované dokumenty. Ty bývají uložené zvlášť.
Kopii exportu si uložte na bezpečné místo mimo počítač v ordinaci. Je to vaše záloha pro případ, že by se při přechodu cokoli pokazilo.
Co převést a co ne
Historie pacientů se převádí vždy. Klienti, zvířata, záznamy z návštěv a vystavené faktury jsou to, co budete v novém programu hledat nejčastěji.
Rozpracované věci ze starého programu je často jednodušší dokončit ručně než převádět. Typicky jde o neuzavřené účty, objednávky u dodavatelů nebo stav skladu. Stav skladu se vyplatí v den přechodu spočítat a zadat znovu.
Po převodu si data zkontrolujte:
- vyberte pět až deset pacientů, které dobře znáte, a porovnejte jejich karty ve starém a novém programu,
- porovnejte počet klientů a zvířat v obou programech,
- porovnejte součet faktur za jeden měsíc,
- zkontrolujte, že sedí termíny přeočkování.
Jak to načasovat
- Vyberte klidné období. Ne před svátky a ne v sezóně očkování. Den přechodu ideálně na začátku týdne s menším počtem objednaných.
- Stanovte jeden den přechodu. Do toho dne pracujete ve starém programu, od toho dne jen v novém. Dvě souběžně vedené evidence se rychle rozejdou.
- Nechte si starý program na čas pro čtení. Několik týdnů se do něj budete chtít podívat. Domluvte se se starým dodavatelem, jak dlouho to půjde.
- Řekněte to personálu dopředu. Každý by si měl nový program vyzkoušet ještě před dnem přechodu, alespoň na běžné návštěvě a vystavení faktury.
- Počítejte s pomalejšími prvními dny. Nechte si v rozpisu trochu volného času a mějte po ruce kontakt na podporu nového dodavatele.
Na co se zeptat nového dodavatele
- Kdo převod dat udělá: vy, nebo dodavatel?
- Jak dlouho převod trvá od chvíle, kdy pošlete export?
- Kolik převod stojí a co přesně je v ceně?
- Uvidíte předem, co se převede a co ne?
- Co se stane s vašimi daty, když od něj budete chtít odejít? V jakém formátu je dostanete a platí se za to?
- Je výpovědní lhůta nebo poplatek za ukončení?
- Jak funguje podpora v prvních dnech po přechodu?
Odpovědi si nechte poslat písemně, třeba e-mailem.
Přechod na AnamNeo
Pošlete nám export ze svého programu. Podíváme se na něj a ještě než se rozhodnete, řekneme vám, co a jak převedeme.
Klienty, zvířata, záznamy z návštěv i vystavené faktury převedeme za vás. Zpravidla do týdne od chvíle, kdy nám export pošlete. Během pilotního provozu je převod zdarma.
Odejít můžete kdykoli a nic za to neplatíte. Všechna vaše data vám předáme v CSV, dokumenty v PDF.
Chcete přechod probrat? Napište nám.